Selon une étude réalisée par IFOP, près de 90% des seniors préfèrent vieillir à leur domicile.
Dans une société où naissent davantage de seniors que d’enfants, il est nécessaire de repenser notre lieu de vie pour pouvoir garantir une aide à domicile toujours plus adaptée.
La télégestion désigne la transmission de données de manière dématérialisée dans le but de s’affranchir du papier. Cette transmission s’opère par un un ordinateur central ou un ordinateur de bureau mais aussi au moyen de smartphones.
Opter pour une solution de télégestion en aide à domicile, c’est améliorer le quotidien et la gestion des collaborateurs, mais aussi le service proposé aux bénéficiaires.
Comment la télégestion s’articule-t elle dans le secteur de l’aide à domicile ? Quels en sont les bénéfices et quelles sont les étapes de sa mise en place ?
La transition vers la télégestion : une révolution ?
La digitalisation des métiers signifie souvent une introduction à de nouveaux outils, dont la facilité d’appréhension peut être relative selon notre connaissance du digital. Ainsi, les différents salariés vivent une expérience qui leur est propre, qu’elle soit sur le terrain ou en agence.
Une fois implémentée au sein même des structures d’aide à domicile, les solutions comme Ximi peuvent prendre plusieurs formes :
- Le pointage télégestion fixe qui permet de dématérialiser les feuilles de présence. Toutes les informations sont transmises, de la présence aux retards en passant par la géolocalisation de la mission ;
- Le pointage télégestion mobile (sur smartphone) qui offre quelques fonctionnalités supplémentaires, comme la lecture d’un QR code, la signature de l’usager ou les commentaires additionnels, en plus de la géolocalisation.
La clé d’une bonne mise en place d’un outil de télégestion est, sans nul doute, la souplesse des équipes, mais surtout un bon accompagnement de ces dernières.
Le rôle d’accompagnateur de cette transformation digitale revient aux managers, qui évangélisent cette transition en accompagnant les équipes. Ainsi, par la transmission du numérique et le choix de méthodes adaptées, les auxiliaires de vie peuvent prendre conscience des nombreux avantages fonctionnels associés à l’adoption de tels outils.
Bien que les outils soient différents selon les organismes, ces derniers ont simplement le but de fluidifier les échanges et permettre une meilleure transmission des données, dans l’intérêt de tous.
La télégestion : un atout sécurité pour l’aide à domicile
Les auxiliaires de vie sont amené(e)s à accompagner les bénéficiaires dans tous les actes de la vie quotidienne. Ainsi, du lever au coucher en passant par l’aide à la toilette et les repas, l’agence reçoit le compte rendu de son intervention et peut réagir en cas de problème.
Dans le cas de maladies chroniques, le patient nécessite un suivi particulier. La famille du patient fait partie intégrante du processus. Elle prend donc connaissance des comptes rendus des interventions via l’agence.
De l’aide soignant au personnel hospitalier en passant par le médecin, chaque information est partagée et transmise de manière directe. En cas d’hospitalisation d’un(e) bénéficiaire, l’agence et les proches sont avertis de la situation. La rapidité de la transmission de l’information joue en effet un rôle clé dans la prise en charge d’un patient à domicile.
La télégestion représente donc un véritable atout pour les bénéficiaires et leurs proches en leur permettant d’aborder l’aide à domicile beaucoup plus sereinement. Les aides-soignantes, médecins et aides à domiciles peuvent établir un suivi poussé du ou de la bénéficiaire et l’outil est au service de ces acteurs.
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La télégestion : un gain de temps pour l’entreprise et les professionnels de santé
Le smartphone a pour avantage de déjà faire partie intégrante de notre vie. L’apprentissage du logiciel de télégestion s’en trouve donc facilité, même si ce dernier représente une révolution fonctionnelle pour les collaborateurs. Toutefois, toutes les étapes de la mise en place d’une mission d’aide à domicile restent les mêmes : seul le processus de transmission des données évolue.
Ainsi, du recrutement des collaborateurs à la mise en place des missions en passant par les contrats, les solutions de télégestion sont au service de tous les acteurs. Les auxiliaires de vie peuvent renseigner la nature et le temps de leurs prestations : le processus de paie s’en trouve par la suite facilité. De leur côté, grâce aux informations transmises, les agences contrôlent la qualité de la mission et peuvent intervenir rapidement, tandis que les familles sont prévenues instantanément.
En parallèle, la solution permet de garder un oeil sur le lieu de la mission, qu’il s’agisse des installations présentes sur site ou de son déroulement en soi. Au moyen de son smartphone, l’intervenant(e) peut par exemple prévenir le médecin traitant immédiatement ou appeler une ambulance en cas de problème. De plus, aucun document n’est à transmettre puisque tout est présent dans la base de données du logiciel. La mission gagne donc en légèreté.
Le gain de temps ne s’arrête donc pas au quatre murs du domicile du patient. En effet, l’information circule de l’agence à l’auxiliaire de vie. De plus, l’accès à tous les contacts importants au bon déroulement de la mission (urgentiste, médecin, proches) est facilité par le biais de l’application mobile.
La mise en place de la télégestion, des financeurs aux structures
En implémentant un système de télégestion au sein d’une structure, on s’assure de comptabiliser les interventions au jour le jour avec souplesse et exactitude. Sur le terrain, la solution est donc claire et efficace car elle s’adapte à son utilisateur en jouant un rôle de médiateur digital.
Des acteurs tels que l’APA (l’Allocation Personnalisée de l’Autonomie) ou la PCH (prestation de compensation du handicap) sont les allocations et les aides qui facilitent la mise en place des solutions de télégestion au sein des structures. Le département, quant à lui, est le financeur des opérations et envoie les fonds aux structures et aux bénéficiaires.
En parallèle à tout cela, les normes ESSPADOM visent à l’uniformisation des échanges entre prestataires et bénéficiaires. A partir de cette base de suivi, les données sont directement transmises au département. Celui-ci contrôle la nature des prestations et vérifie si elles correspondent aux enveloppes allouées. A partir de ces éléments, le département finance la structure et donc les auxiliaires de vie en accord avec ce qui a été réalisé sur le terrain. Le suivi par télégestion permet donc davantage de traçabilité des missions et d’efficacité dans les facturations.
En outre, la mise en place de la télégestion répond à un besoin de moderniser les structures. En effet, la difficulté des contrôles actuels des feuilles de vacations, des temps de travail et des différences de contrats entre les différents intervenants ne répondait pas assez aux exigences actuelles. En plus de libérer l’esprit des prestataires en leur permettant de se concentrer sur leurs tâches, la télégestion une véritable promesse de transparence.
La télégestion joue donc un rôle énorme dans le maintien à domicile des personnes fragilisées, mais aussi dans le quotidien de tous les intervenants !
Pour en savoir davantage sur les solutions proposées par Ximi : https://www.ximi.fr/logiciel-telegestion/
